e-Doręczenia

Ideą e-Doręczeń jest zastąpienie listów poleconych elektronicznymi przesyłkami. Podmioty prywatne, takie jak spółki, fundacje lub JDG, będą wymieniać e-korespondencję głównie z podmiotami publicznymi. Możliwe będzie jej zastosowanie również w relacjach prywatnych np. między spółkami.

Zakładając skrzynkę do e-Doręczeń podmiot otrzymuje adres do doręczeń elektronicznych (ciąg znaków), który jest ujawniany w rejestrach KRS i CEIDG. E-skrzynkę można założyć na oficjalnej stronie rządowej (wersja bezpłatna) lub skorzystać z usług prywatnych dostawców (wersja płatna). Wybór konkretnego rozwiązania warto dostosować do potrzeb danej firmy.

e-Doręczenia są kwalifikowaną usługą zaufania, co oznacza, że gwarantują:

• potwierdzenie wymiany danych,
• zabezpieczenie dokumentów przed ingerencją osób nieuprawnionych,
• jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy.

Dodatkowo system automatycznych potwierdzeń nadania oraz odbioru sprawia, że proces ten jest bardziej bezpieczny i transparentny.

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą prowadzić:

• podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (przede wszystkim spółki czy fundacje prowadzące działalność gospodarczą),
• przedsiębiorcy wpisani do CEIDG (jednoosobowe działalności gospodarcze),
• osoby wykonujące zawód zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi),
• podmioty publiczne (m.in. urzędy, ministerstwa, ZUS, US, PIP).

Dla organów administracji publicznej prowadzenie skrzynki do e-Doręczeń jest obowiązkowe już od 1 stycznia 2025 r. Jeśli chodzi o przedsiębiorców, to w ich przypadku harmonogram wygląda nieco inaczej, a terminy zależą od momentu rozpoczęcia działalności.

Spółka założona w 2025 r. musi od razu uzyskać adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli rozpoczęła działalność wcześniej, to musi posiadać skrzynkę najpóźniej 1 kwietnia 2025 r.

JDG założona w 2025 r. również zobowiązana jest do prowadzenia skrzynki do e-Doręczeń od razu. Jeśli jednak rozpoczęła działalność przed 1 stycznia tego roku, to ma czas na dostosowanie się do zmian do 1 października 2026 r. 

W przypadku JDG, dla których przedsiębiorca dokona zmiany w CEIDG w terminie od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r., system wymusi natychmiastowe założenie skrzynki do e-Doręczeń.

Zapewniamy kompleksowe wsparcie, w ramach którego:

• zidentyfikujemy, czy i od kiedy spółka jest obowiązana do przystąpienia do e-Doręczeń,
• pomożemy w wyborze skrzynki do e-Doręczeń - publiczna czy prywatna - wskazując wady i zalety danego rozwiązania,
• wspólnie zaplanujemy cały proces wdrożenia e-Doręczeń (doradzimy, jakie działy i osoby zaangażować),
• do wskazanych osób dopasujemy odpowiednie role w systemie,
• przeanalizujemy obowiązującą w organizacji dokumentację, która może mieć znaczący wpływ na proces wdrożenia e-Doręczeń (RODO / prawo pracy / regulaminy),
• sporządzimy procedurę obiegu e-korespondencji,
• jako pełnomocnicy założymy skrzynkę do e-Doręczeń,
• przeprowadzimy praktyczne warsztaty dla osób obsługujących e-skrzynkę.

Znamy e-Doręczenia od strony praktycznej – sami jako przedstawiciele zawodów zaufania publicznego posiadamy e-skrzynki. 

Mamy sieć sprawdzonych dostawców – w tym kwalifikowanych usług zaufania – z którymi współpracujemy przy wdrażaniu e-Doręczeń u naszych klientów. Poza rozwiązaniami związanymi z e-Doręczeniami, dostawcy oferują również inne produkty ułatwiające proces wdrożenia, takie jak kwalifikowane podpisy elektroniczne czy kwalifikowane pieczęci elektroniczne, oraz wspierające digitalizację innych procesów w organizacji.

Wiedzą o e-Doręczeniach dzielimy się na naszych kanałach, w mediach, a także podczas szkoleń i webinarów.

To może Cię zainteresować:

Doręczenia w spółkach – nowe obowiązki i wyzwania dla przedsiębiorców (Dziennik Gazeta Prawna)

Przeczytaj

Dziesięć wskazówek, jak skutecznie wprowadzić e-rozwiązania w spółce (Dziennik Gazeta Prawna)

Przeczytaj

Wywiad z Polską Agencją Prasową (Bankier.pl)

Przeczytaj rozmowę z naszą ekspertką